Au-delà des relations avec les clients, tout le reste dans l'organisation du travail a toujours été une question de gestion de soi-même et de son temps. Bien sûr, si vous voulez éviter de vous perdre dans la rue, vous avez besoin d'une bonne méthode pour définir et organiser les projets que vous suivez seul. Les choses se compliquent lorsque l'équipe s'agrandit et que vous n'êtes pas tous physiquement présents au même endroit. Trouvez ici quelques conseils pratiques pour motiver le travail d'une équipe à distance, afin de mieux la gérer, d'optimiser le temps et de garder le flux d'informations organisé.
1 - Communication et équipe : oubliez les emails !
La chose la plus importante dans l'organisation d'une équipe travaillant séparément à distance, est clairement la gestion de la communication. Le fait de ne pas avoir de bureau, de salle de réunion ou tout autre point de rencontre, rend clairement plus complexe le partage des idées et la répartition claire des tâches. En équipe, surtout s'il s'agit d'un projet indépendant (composé d'activités connexes indépendantes), même si chacun a son propre rôle, il est bon que chacun ait à l'esprit la structure globale du projet. Cela, pour pouvoir l'analyser et ainsi contribuer à une meilleure définition de celui-ci.
A savoir que lorsque le nombre de personnes qui suivent un projet dépasse de deux, le flux de courriels augmente de façon exponentielle. Vous vous ajoutez peut-être à d'autres communications, que vous devez déjà suivre pour d'autres projets. Ce qui a souvent pour résultat de créer de la confusion et des chevauchements. Il est essentiel de travailler sans vérifier constamment les e-mails, mais de réduire à deux fois par jour le temps passé à lire et à répondre à divers messages (e-mail, Fb, Twitter, etc.)
La solution à ce problème de gestion a été présentée avec l'utilisation d’une application. Celle-ci vous donne la possibilité de diviser un projet en tâches, de les assigner et en même temps de gérer la communication de l'équipe. Ce qui est fondamental est la clarté qui crée ce type de gestion. Tous les types de communication sont divisés par tâche. Chaque tâche peut être attribuée à une personne et suivie par d'autres. Cela évite le chevauchement et la répétition des messages, ainsi que la possibilité de perdre ou d'oublier certaines tâches.
2 - Subdiviser les tâches individuelles de manière claire
Il semble trivial de le souligner, mais dans la définition d'un projet, il est essentiel de clarifier immédiatement "qui fera quoi". Si les membres de l'équipe n'ont pas la possibilité de se regarder dans les yeux tous les jours, d'apprendre à se connaître et de se rencontrer en personne, il devient nécessaire de disposer d'un espace virtuel. Là, où l'on peut définir clairement le profil de chacun.
Cela va clairement de pair avec la compilation d'un calendrier, qui définit le timing, les priorités et l'occupation de chaque membre de l'équipe. Il y a en fait une application qui semble avoir le meilleur mélange entre "messagerie calendrier tâche".
3 - Partager les fichiers avec un critère
Pour la gestion des fichiers de travail, l’utilisation de l'une ou des deux applications ne change et ne facilite le travail de l'équipe. A condition qu’une technique commune d'attribution et de division des fichiers est partagée.
C'est pourquoi il n'y a pas d'application pour décider à votre place, mais gardez à l'esprit que l'étude et le partage d'une méthode d'archivage, signifie aussi créer un schéma certainement plus simplifié que le Workflow.
4 - Ne pas laisser les applications vous prendre la main !
Il existe clairement des milliers d’applications qui sont tout aussi utiles, intéressantes, amusantes ou simplement mieux adaptées à votre entreprise ou à votre équipe. Il est suggérer de ne pas trop vous laisser emporter. Il est toujours intéressant de découvrir de nouvelles applications, mais leur utilisation ne doit pas devenir une perte de temps pour l'équipe.
