La
communication par courrier électronique représente notre moyen de communication le plus populaire au bureau. Que nous écrivions rapidement à nos collègues ou que nous restions en contact avec nos clients, les courriers électroniques ne posent pas de problème, sont rapides et facilitent notre travail.
Et pourtant, il est facile de tomber facilement dans les malentendus. Mal-utilisés, les courriers électroniques créent des conflits inutiles qui peuvent perturber notre concentration. Les courriers inutiles, les pertes de données, ... Tout cela encombre notre boîte de réception et nous fait perdre un temps précieux.
Si vous souhaitez optimiser la communication interne et externe par courrier électronique, voici les 9 erreurs à éviter.
1. Chatter par e-mail
Même si quelques mots suffisent souvent dans la communication interne d'un bureau, un e-mail n'est pas un chat. N'écrivez un message que si vous avez vraiment quelque chose à dire. Évitez les mails "vides" juste pour réagir. Car cela se traduit souvent par un nouveau "message de chat" et une communication animée se développe qui remplit votre courriel et interrompt votre travail.
2. Argumenter par courrier électronique
Egalement populaire dans la communication interne : le traitement des conflits par courrier électronique. Évitez cette erreur ! S'argumenter et se justifier d'un différent par courriel comporte des risques de mauvaises interprétations du contenu. Au lieu de cela, prenez le téléphone, ou discutez face à face et résolvez les différents personnellement. De cette façon, physiquement, vous libérez votre esprit, électroniquement, votre boîte de réception s'allège.
3. Beaucoup explique beaucoup
Le principe "Beaucoup aide beaucoup" ne fonctionne pas toujours. Et même dans la communication par courrier électronique, de longues explications sont inutiles. En effet, la probabilité que votre message soit lu attentivement diminue avec la quantité de texte. Après tout, dans la vie quotidienne d'un bureau, on ne reste que quelques secondes pour scanner un e-mail et le classer comme utile ou inutile.
4. Un objet de message prise à la légère et bâclé
Sachez que, dans un e-mail professionnel, l’objet est la première indice que lira votre interlocuteur. Considérez toujours qu’il est occupé. Il n’a donc qu’un laps de temps très court à vous consacrer. Ainsi, la nécessité d’un objet captivant et incitant à la lecture. Prenez le temps de bien le rédiger. L’erreur serait de le bâcler et tout miser sur le contenu du mail en question.
Choisissez donc un objet de message avec des mots clés clairs, précis et qui captent de suite l’attention. Vous pouvez utiliser un ou deux mots descriptifs et résumant l’ensemble de votre message. Si vous envoyez un e-mail dont l'objet est crypté, vous serez inconsciemment et immédiatement effacé de la mémoire du destinataire.
5. PJ non envoyée
Cela peut arriver à tout le monde d'oublier le joindre le fichier. Prenez l'habitude de vérifier brièvement toutes les informations et fonctions avant d'envoyer (sans entrer dans les détails). Ce n'est qu'à ce moment-là que le message peut quitter la boîte de réception.
Cette procédure est particulièrement importante pour la communication externe par courrier électronique. En effet, si la pièce jointe est manquante plus d'une fois, vous donnerez l'impression d'être mal centré et peu professionnel envers votre client. Même si cette impression est créée inconsciemment par le destinataire, elle peut influencer la décision d'achat ultérieure.
6. Le courrier professionnel personnel
Certains rédacteurs de courrier électronique souhaitent illustrer leur style individuel par une écriture particulièrement personnelle et détendue. Ne vous emportez pas ! Chaque forme de langue a son propre espace et la phrase décontractée et cool appartient clairement à la sphère privée.
La communication d'affaires doit être formelle, polie et professionnelle, en particulier lors du premier contact. Et pour terminer le mail professionnel, on n'oubliez pas de formuler une conclusion.
7. "Cher Monsieur ou Madame"
Ce n'est pas la peine d’entrer dans des formulations complexes. A défaut de connaître votre interlocuteur, la formule classique “Madame, Monsieur” suffit largement . Ajoutez son nom si vous le savez. Si la personne est parmi vos connaissances, vous pouvez même opter pour une formule du genre “Cher Monsieur, Madame”. Vous devez donc toujours trouver le destinataire de la lettre et l'adresser par son nom (et éventuellement par des titres tels que "Professeur" ou "Dr.").
8. La signature en tant qu'expression de la personnalité
Tout comme dans le texte du courrier, le mode de vie personnel n'a pas sa place dans la signature. Attention à ne pas utiliser un smiley bizarre, vous pouvez opter pour un simple “Cordialement” ou “Bien à vous”.
Toutefois, la signature peut également être un instrument efficace pour établir une relation personnelle avec le client. Par exemple, si le client est un ardent fan de football, vous pouvez attirer l'attention positive avec une citation subtile de football ou la devise de votre club préféré ("Étoile du Sud, tu ne sombreras jamais"). Et vous avez un thème de connexion pour la première rencontre personnelle.
9. Les courriers automatiques sont rédigés plus rapidement
C'est vrai, mais ils sont aussi moins souvent lus. Vous ne devez donc envoyer des messages automatisés que dans des cas exceptionnels, par exemple, en tant que message d'absence du bureau.
Utilisez plutôt le potentiel d'une lettre personnelle. Cela vous offre la possibilité d'établir un contact de confiance avec le client.
Une rédaction moderne, claire et informative
Si vous évitez les neuf erreurs les plus courantes dans la communication par courrier électronique, vous serez l'un des "invités" les plus bienvenus dans la boîte de réception de vos clients et collègues. Mais malgré toutes ces règles, gardez un style d'écriture naturel.
